کمتر کسی است که تجربه از دست رفتن اطلاعات درج شده در ورد را نداشته باشد. تعیین زمان برای ذخیره اتوماتیک فایل در ورد اینجا به کار می‌آید. تصور کنید پس از دقایق و ساعتهای طولانی که صرف تایپ و ورود اطلاعات، تنظیم اشکال، ترکیب بندی و صفحه‌آرایی مطالب کرده اید، با بروز مشکلاتی چون قطع برق، مشکلات سخت افزاری و نرم افزاری تمامی اطلاعاتتان را بدون اینکه ذخیره‌ای از آنها داشته باشید از دست بدهید و دوباره مجبور شوید تمامی این مراحل را از اول آغاز کنید.
بهترین راه حل برای عدم بروز این مشکل استفاده مداوم از دو کلید Ctrl+S است. البته راه دومی هم وجود دارد که در کنار ذخیره مداوم اطلاعات تایپ شده می‌توان با استفاده از آن از بروز این قبیل مشکلات جلوگیری کرد و آن استفاده از امکان ذخیره خودکار یا تعیین زمان برای ذخیره اتوماتیک فایل در ورد است.
برای رفع این مشکل، نرم افزار Word تدبیری اندیشیده است تا با استفاده از این ابزار این مشکل پر تکرار را حل کند. با استفاده از گزینه Options در تب File، قسمت Save، می‌توانید زمان دلخواهی را که می‌خواهید وارد کنید و با کلیک برروی گزینه OK، صفحه ورد شما بگونه‌ای تنظیم می‌شود که با سپری شدن زمان تعیین شده از فایل شما کپی می‌گیرد تا درمواقع لزوم بتوانید آن را بارگزاری کنید.
البته توجه داشته باشید این به آن معنا نیست که فایل شما در این بازه‌های زمانی ذخیره شوند. این فقط یک کپی از فایل ورد شما خواهد بود.
یک نکته مهم را به خاطر داشته باشید!
اگر بازه کوتاهی برای کپی کردن فایل تعریف کنید ممکن است باعث ایجاد اختلال در کار نرم‌افزار شود. مخصوصاً در سیستم‌های با سخت افزار ضعیف حجم عظیمی از اسناد و کاراکترهای گوناگون می‌تواند در روند کار شما اختلال ایجاد کند. حتی اگر سیستم شما به لحاظ سخت افزاری و نرم افزاری نیز توانایی پردازش را داشته باشد ممکن است در روند تایپ و طراحی صفحات اختلال ایجاد کند و از سرعت عمل شما بکاهد. در نتیجه به خاطر داشته باشید که بهترین گزینه حفظ اطلاعاتتان استفاده مداوم از Ctrl+S است.
امیدواریم از این آموزش کوتاه بهره کافی را ببرید.
همراه ما باشید در نشرآنلاین
مقاله بسیار کاربردی و گره‌گشایی بود، چراکه پریدن اطلاعات و عدم تنظیم درست «ذخیره اتوماتیک فایل در ورد» یکی از کابوس‌های اصلی طراحان و صفحه‌آراهایی است که اسناد سنگین یا کتاب‌های چندصد صفحه‌ای را در ورد آماده می‌کنند. با این حال، به نظرم در متن مقاله جای بررسی تفاوت‌های فنی میان قابلیت AutoSave (که نیازمند همگام‌سازی با OneDrive است) و ویژگی AutoRecover (تنظیمات ذخیره خودکار محلی) کمی خالی بود. بسیاری از کاربران این دو ویژگی را با هم اشتباه می‌گیرند و تصور می‌کنند با فعال کردن زمان‌بندی ذخیره خودکار در ورد، فایل اصلی‌شان به صورت لحظه‌ای بازنویسی می‌شود، در حالی که ورد نسخه پشتیبان را در یک پوشه موقت نگه می‌دارد.
برای کامل‌تر شدن این راهنما پیشنهاد می‌کنم بخش کوتاهی هم به آموزش بازیابی دستی اسناد از مسیر پوشه UnsavedFiles اختصاص دهید؛ چرا که در برخی موارد پس از کرش کردن سیستم، ورد به طور خودکار فایل بازیافتی را پیشنهاد نمی‌دهد و کاربر باید شخصاً به مسیر ذخیره‌سازی فایل‌های موقت برود. اضافه کردن این نکته فنی می‌تواند کارایی مقاله را برای جلوگیری از زوال اطلاعات در پروژه‌های حرفه‌ای صفحه‌آرایی چند برابر کند.
سلام و درود دوست عزیز، از تحلیل بسیار دقیق، نقد منصفانه و پیشنهاد هوشمندانه‌تان صمیمانه سپاسگزاریم. نکات کاملاً به‌جا و تخصصی را مطرح کردید و حتماً در به‌روزرسانی بعدی مقاله، بخش تفاوت AutoSave و نحوه بازیابی دستی اسناد را اضافه خواهیم کرد. از همراهی ارزشمندتان با نشرآنلاین خرسندیم!