معنی کلمه بولتن
(بُ لْ تَ) [ انگ . ] ( اِ.) گزارش کوتاه چاپی (یا تکثیر شده ) رویدادها و خبرهای یک مؤسسه ، خبرنامه (فره ).
بولتن چیست؟
بولتن Bulltein يا نشريه داخلی یک نوع مجله درون سازمانی می باشد که معمولا در دوره های زمانی مشخص بطور خاص برای توزیع در داخل یک مجموعه یا سازمان مورد استفاده قرار میگیرد. محتوای بولتن ها بیشتر شامل مطالب و مقالات اطلاع رسانی، خبری، آموزشی و در برخی موارد شامل بخش سرگرمی و اوقات فراغت می شود. اگر بولتن با ساختار علمی و با بررسی روحیات سازمانی طراحی و تولید گردد می تواند به عنوان یه رسانه قوی برای روابط عمومی مورد استفاده قرار گیرد.
در قالبی دیگر می‌توان بولتن را به این شکل معرفی کرد که بولتن یا«خبرنامه» ابزاری است برای اطلاع‌رسانی به طیفی از مخاطبین خاص، با علایق مشترک، که درباره رویدادها، گزارش ها، یا اخبار مرتبط با یک موضوع، روشنگری کرده و رابط بین یک سازمان، شرکت یا کسب و کار با مخاطبان آن می‌شود. در یک تعریف کلی، یک نشریه داخلی، یک بولتن سازمانی و مجله ادواری، حتی یک اطلاعیه خبری سازمانی، «خبرنامه» به شمار می‌رود.
یکی از اهداف اصلی تولید بولتن، ارایه آن به مخاطبان درون سازمان است، تا بدینوسیله واحدهای روابط عمومی بر اساس سیاست‌گذاری‌های خود اطلاع‌رسانی مناسبی به مخاطبان خود داشته باشند.
امروزه برای کارآیی و تاثیرگذاری بیشتر «خبرنامه الکترونیک»، روش های متفاوتی وجود دارد و از فناوری‌های مختلفی برای ترویج و توسعه آن استفاده می‌شود، اما هنوز هم کیفیت محتوا، عنصر اصلی خبرنامه است.
اگر چه بولتن با توجه به ابعاد خبری و آگاه بودن تمامی سازمان تولید می‌گردد ولی به دلیل زمان انتشار با تاخیر بولتن نسبت به خبرها، اخبار کاملاً مرده محسوب می‌شود. نظر به این بولتن‌ها دارای جنبههای دیگر مانند ابعاد اطلاع‌رسانی، آموزشی، اوقات فراغت، لایه های بازخوردی و … می باشند اما بسیاری از پرسنل سازمان ها و مجموعه ها تنها نقطه فعالیتی و اعتباربخشی را در نزد روابط عمومی‌ها بولتن می‌داند و می توان گفت تنها نقطه ایستگاهی که روابط عمومی می تواند براساس آن مانور دهد همین بولتن است.
تفاوت رایج بین خبرنامه و مجله
برای شناخت بهتر بولتن یا خبرنامه می‌توان تفاوت آن را با سایر مجلات بررسی کرد. بولتن به عنوان یک خبرنامه درون سازمانی است و دارای ویژگی‌های متمایز از سایر نشریات و مجلات است. خبرنامه شما باید یک معرفی مختصر داشته باشد و به دنبال آن مجموعه‌ای از وقایع، اخبار شرکت، پروژه‌های جدید راه اندازی شده و توصیه‌های مختلفی ارائه شود.
تفاوت‌های متداول میان خبرنامه و سایر مجلات
محتوا: یک مجله معمولاً دارای چندین مقاله است، داستان، عکس با موضوع‌های متفاوتی که توسط نویسندگان مختلف نوشته شده است. اما مقالات خبرنامه معمولاً حول یک موضوع اصلی است که ممکن است توسط یک یا چند نویسنده نوشته شده باشد.
مخاطبان: یک مجله بسته به موضوع عمومی و یا تخصصی می‌تواند برای تمامی و یا بخشی از جامعه جذاب باشد. حتی ممکن است برخی مجلات تخصصی درمیان عامه مردم نیز دارای مخاطب باشد. خبرنامه یا بولتن برای گروهی از افراد با علایق مشترک نوشته شده است. محتوای خبرنامه ممکن است حاوی زبان‌های فنی بیشتر با زبان تخصصی باشد که به راحتی توسط عموم مردم قابل درک نیست.
توزیع: یک مجله یا روزنامه با تبلیغات گسترده‌ای توسط انتشارات و مراکز فرهنگی پشتیبانی می‌شود. یک خبرنامه با عضویت علاقمندان در اختیار اعضای سازمان قرار گرفته و فقط میان گروه خاصی توزیع می‌گردد.
اندازه: مجلات در ابعاد مختلفی تولید و عرضه می‌شوند. خبرنامهها نیز می‌توانند به همین ترتیب عمل کنند اما معمولاً در قالب قطع رحلی A4 چاپ و منتشر می‌شوند.
تعداد صفحات: بیشتر مجلات به طور قابل توجهی طولانی‌تر از یک خبرنامه یا بولتن هستند. یک مجله از چند ده صفحه تا چند صد صفحه تشکیل شده است اما معمولا خبرنامهها بیش از 10 تا 30 صفحه نخواهند داشت. حتی ممکن است برخی خبرنامهها در 1 الی 2 صفحه منتشر شوند.
صحافی: بسته به تعداد صفحه، مجلات معمولاً از صحافی مثل چسب گرم استفاده می‌شود. خبرنامه ممکن است به دلیل تعداد اندک صفحات نیازی به صحافی چسب گرم نداشته باشد. یا اینکه از روش‌های ساده‌ای مثل پانچ کردن استفاده شود.
طراحی و ترکیب‌بندی: مجلات معمولاً دارای جلدی هستند با طراحی گرافیک، تیترهای مهم از مطالبی که در مجله وجود دارد، نام انتشارات و سایر اطلاعاتی که خواننده را به مطالعه مجله جذب می‌کند. اما خبرنامهها صفحه‌ای به عنوان جلد ندارند و صرفاً صفحه آغازین اطلاعاتی نظیر اسم و یک یا چند مقاله مهمتر را در خود جای داده است.
رنگ و چاپ: هیچ قانونی وجود ندارد که روزنامه‌ها رنگی باشند و یا برروی کاغذ گلاسه براق یا مات چاپ شوند. با این حال معمولاً روزنامه ها در کاغذهای معمولی و با چاپ بصورت نقطه‌ای هستند و مجلات در کاغذ گلاسه و بصورت تمام رنگی چاپ می‌شوند. بولتن نیز معمولاً بصورت تمام رنگی و در کاغذ گلاسه به چاپ می‌رسد.
کیفیت چاپ: با توجه به ساختار و مخاطبان مختلف مجله‌ها، برای جذابیت و کیفیت بیشتر از کاغذ و چاپ‌های با کیفیت استفاده می‌شود که قاعدتا هزینه‌های بیشتری را شامل می‌شود. در عین حال با توجه به مخاطبان آشنا و ثابت بولتن‌ها می‌توان از کاغذ‌ها و چاپ معمولی‌تری استفاده کرد.
انواع بولتن یا خبرنامه
امروزه خبرنامهها را از لحاظ ظاهری و نوع ارائه می‌توان به دو صورت چاپی و الکترونیک تقسیم کرد. ساختار و نوع ارائه خبرنامه‌های چاپی که مشخص است و سال‌هاست که مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما در سالهای اخیر با توجه به توسعه اینترنت و دسترسی عموم افراد به فضای مجازی، تولید و ارائه بسیاری از خبرنامهها از چاپی به الکترونیک تغییر پیدا کرده است. دلیل این موضوع بسیار ساده است، نیازی به پرداخت هزینه‌های چاپ نیست ، نیازی به سیستم توزیع فیزیکی ندارد و در کوتاهترین زمان و به آسانی در اختیار مخاطبان قرار می‌گیرند.
انواع محتوا برای بولتن (خبرنامه)
خبرنامه ممکن است اشکال مختلفی از محتوا را در بر داشته باشد. بولتن یا خبرنامه ممکن است شامل گزارش، اخبار، مقالات آموزشی و از این قبیل موضوعات باشد که بر اساس بررسی اهداف و جنبههای مختلف سازمانی در نظر گرفته می‌شود. یک بولتن می‌تواند دارای برخی از خصوصیات زیر باشد:
- یک گزارش کاری که در نقش ابزار اطلاع‌رسانی درون سازمانی عمل می‌کند و اطلاعات مرتبط با اعضا و کارکنان سازمان را برای بهره‌برداری‌های داخل سازمانی منتشر می‌کند.
- یک نشریه سازمانی که فارغ از جنبههای درآمدزایی و بدون چشم داشت مالی طیفی از خوانندگان را از نظر محتوایی تغذیه کرده و با جهت‌گیری خاص خود منتشر می‌شود.
- یک ابزار در اختیار روابط عمومی سازمان که در جهت تبلیغات سازمانی از آن استفاده می‌شود.
- یک مجموعه از مقالات و محتواهای علمی که بدون گرایش‌های سیاسی به طیفی از مخاطبان مرتبط و علاقه مند ارسال می‌شود.
- یک وسیله دعوت برای فراخوان افراد مختلف، اعم از خبرنگاران و سایر فعالان رسانه‌ای که قرار است در یک نشست خبری، گردهمایی علمی یا یک همایش و سیمنار شرکت کنند.
- بولتن ابزاری برای مقاصد بازاریابی و فروش شرکت برای ارائه به کارمندان یا مشتریان هدف می‌باشد.
گام اساسی تولید بولتن یا خبرنامه
تهیه، تولید و ارسال یک خبرنامه امری است که به قول قدما از جنس «سهل و ممتنع» محسوب می‌شود. نوشتن یک خبرنامه در وهله اول کاری ساده است. گفته می‌شود اگر کسی توانایی مخاطب قرار دادن شخص دیگری را دارد و می‌تواند به سادگی مفاهیم و منویات ذهنی خود را به مخاطب منتقل کند، به همان سادگی می‌واند مطلبی را روی کاغذ آورده و با کمی نظم و ترتیب و انسجام الحاقی، آن را تبدیل به یک مقاله و یا محتوا کرده و به طیفی از مخاطبان ارسال کند.
بولتن یا خبرنامه الکترونیکی
فرآیندهای تولید و ارسال بولتن (خبرنامه) الکترونیکی
۱- محتوا: محتوا می‌تواند حاوی خبر، مقاله، لینک، عکس، نشریه، دعوت نامه، اطلاعیه یا هر محتوای دیگر باشد.
۲- قالب: صفحات «خبرنامه» مانند مجلات و نشریات دیگر باید ظاهر یکسانی داشته باشد. ویژگی‌هایی مانند فونت، عکس‌های گرافیکی، بخش بندی، تیترها، لینک‌ها و طبقه‌بندی مطالب نباید در نسخه های مختلف تغییر زیادی کند.
۳- مدیریت ارسال: هنگامی که بخش‌های محتوا و قالب «خبرنامه» ایجاد شد، باید برای مشترکان یا مشتریان یا افرادی که اسامی آن ها در فهرست از پیش تعیین شده قرار دارد، ارسال شود.
برای برقراری ارتباط موثر با مخاطبان و مشتریان، وجود سیستم ثبت نام در «خبرنامه» الکترونیکی در بخش روابط عمومی یک سایت یا وبلاگ ضروری است.
ملاحظات، ضرورت ها و کاکردهای موثر بولتن (خبرنامه) الکترونیکی
- باعث ارتباط طولانی مدت با مخاطبان می‌شود.
- حس وفاداری مخاطب نسبت به سازمان یا شرکت را تشدید می‌کند.
- ارتباط سازمان با مشتری‌های قدیم را محکم‌تر می‌کند.
- تلاش‌های شرکت‌ها را در امر تجارت قوت می‌بخشد.
- منافاتی با داشتن وب سایت، تبلیغات یا مسائل دیگر تجاری ندارد، بلکه باعث تقویت آن‌ها می‌شود.
- با ایجاد پالس‌های منظم، مانند قلب شرکت یا سازمان عمل می‌کند.
- نتایج سریع و قابل محاسبه و پی‌گیری به دنبال دارد و می توان تعداد کلیک‌ها و سایر اطلاعات مرتبط را بررسی و داده‌های قابل برنامه‌ریزی استخراج کرد.
- مصرف کاغذ را کاهش داده و ضمن کمک به صرفه‌جویی اقتصادی سازمان به حفظ محیط‌زیست کمک خواهد کرد.
- اطلاع‌رسانی لحظه‌ای را به آسانی میسر می‌کند.
همه این موارد باعث شده است «خبرنامه»های الکترونیک به عنوان یکی از پرطرف دارترین، قوی ترین و سودمندترین ابزارهای بازاریابی از طریق اینترنت شناخته شوند.با استفاده از آن ها مخاطب قدرت انتخاب در نوع اطلاعات دریافتی را دارد و به میل خود تصمیم می گیرد که در یک خبرنامه عضو می شود و اطلاعات دریافت کند. بخشی از ارزش ذاتی لیست ایمیل هایی که مقصد خبرنامه ها را تشکیل می دهند به همین عنصر اختیاری بودن باز می گردد. همچنین از آن جایی که این اطلاعات در صندوق پستی مخاطب وارد می شود او سر فرصت آن ها را مطالعه خواهد کرد.
طراحی بولتن (خبرنامه)
طراحی بولتن یا خبرنامه چیزی مشابه با مجله/نشریه یا روزنامه است که بر اساس موضوع و محتوای خبرنامه انجام می‌شود. بولتن‌ها به صورت نشریه الکترونیکی یا چاپی انتشار می‌شوند. در طراحی خبرنامه یا بولتن سازمانی باید موارد و جنبههای مختلفی مثل مخاطبان، نوع محتوا و همچنین نوع ارائه آن توجه کامل شود تا بهترین نتیجه از طراحی بولتن / خبرنامه به دست آید.
به طور کلی برای طراحی بولتن شما باید روی دو موضوع متمرکز باشید و برای آن‌ها استراتژی تعیین کنید: بخش اول تولید محتوای هدفمند است و بخشی دوم طراحی گرافیک و صفحه‌آرایی اصولی. این دو موضوع هر کدام شامل بخش‌ها و موضوعات مختلفی هستند که در بهترین حالت نیاز به تیم و افراد متخصص دارد که بهترین نتیجه از تولید بولتن بدست آید.
برای طراحی و انتشار بولتن یا خبرنامه حرفه‌ای و اصولی باید مراحل زیر را طی کنید:
- تحقیق: بررسی خبرنامه‌های داخلی و خارجی برای ارزیابی و ایده‌یابی
- تعیین استراتژی: تعیین استراتژی محتوا بر اساس اهداف تولید نشریه
- تولید محتوا: آماده‌سازی و تولید محتوای متنی و تصویری بر اساس استراتژی
- طراحی قالب کلی نشریه: طراحی ساختار کلی نشریه از نظر فنی و ظاهری برای تعیین هویت و شخصیت‌بخشی به آن
- طراحی و صفحه‌آرایی خبرنامه: طراحی جلد و صفحه‌آرایی صفحات متن نشریه با محتوای تولید شده بر اساس قالب کلی تعریف شده
- خروجی مناسب: گرفتن فایل مناسب خروجی چاپی یا الکترونیکی بر اساس استراتژی انتشار خبرنامه
- انتشار بولتن (خبرنامه): انتشار خبرنامه با استفاده از پلتفرم‌های مختلف بر اساس مخاطب هدف و استراتژی بازاریابی
امیدواریم از این مقاله نهایت بهره را ببرید
همراه ما باشید در نشرآنلاین ♥
سلام مرسی از مطلب خوب و کاملتون.
نشریات دانشگاهی هم جزء بولتن به حساب میان؟
سلام دوست عزیز
خیلی خوشحالیم که مورد توجهتون بوده
بله نشریات دانشگاهی هم به لحاظ محتوایی در گروه بولتن یا خبرنامه قرار می‌گیرند.
شما طراحی بولتن رو هم انجام می دین؟ تولید محتوا بولتن و نشریه رو چطور؟
سلام، بله کار طراحی بولتن تون رو می تونید به ما واگذار کنین. برای تولید محتوا هم با ما تماس بگیرید تا همکاران راهنماییتون کنن.
توضیحات کامل بود
ممنون از سایت خوبتون