یکی از مهم ترین راه های ارتباطی بین سازمان های مختلف و هم چنین درون سازمان ها از طریق نامه اداری صورت می گیرد. اما مسئله مهم این است که چگونه نامه نگاری کنیم؟ نامه نگاری یکی از بخش های جدایی ناپذیر هر سازمانی است. نامه های اداری نقش اساسی در بیان مفاهیم بهره وری در هر سازمانی را به عهده دارند. لذا درکنار توجه به صفحه آرایی و زیبایی ظاهری معنا و مفهوم متن نامه نیز دارای اهمیت است. در واقع با تحلیل محتوایی نامه های یک اداره می توان نقش آموزش، سازماندهی، هدف گذاری و …. را بازیابی کرد. در ادامه مطالبی دررابطه با اینکه چگونه نامه نگاری کنیم؟ مورد پردازش قرار میگیرد.
برای نامه نگاری پیش از آنکه به نوشتن اقدام شود باید به چند نکته توجه داشت :
– ابتدا یکبار آنچه را که می خواهیم، در ذهن مرور کنیم .
– دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهیم و ایجاز در سخن را فراموش نکنیم (کم گوی و گزیده گوی)
در نامه اداری توجه به برخی مطالب حائز اهمیت است که عبارتند از:
- منبع پیام: فرد یا سازمانی که نامه را ارسال کرده است.
- گیرنده پیام: فرد یا سازمانی که نامه را دریافت کرده است.
- متن پیام: حاوی موضوع اصلی نامه است.
- نحوه ارسال پیام: می تواند بصورت کتبی، شفاهی و یا ترکیبی باشد.
- بازخورد: پاسخی که فرد یا سازمان دریافت می کند.
چند نکته برای نوشتن نامه های رسمی
- از زبان و سبک نوشتار رسمی استفاده کنید.
- تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید.
- مختصر و صریح بنویسید.
- نامه را مودبانه تمام کنید.
- ظاهر نامه در واکنش گیرنده موثر است.
هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود:
- به نام خدا .
- اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه
- متن درخواست یا نامه.
- تشکر و قدردانی
- مشخصات امضاء كننده.
نامه اداری شامل سه بخش مقدمه، بدنه اصلی و نتیجه گیری است.
برای نوشتن نامه اداری باید نکات زیر را رعایت کرد:
- سرلوحه: شامل آرم یا لوگوی سازمان در سمت راست بالای نامه، شماره، تاریخ و پیوست به ترتیب در سمت چپ بالای نامه و ذکر بسمه تعالی یا به نام خدا در قسمت وسط و بالای نامه است.
- عنوان نامه: شامل عنوان گیرنده (معمولا با کلمه ” به” آغاز می گردد) عنوان فرستنده (معمولا با کلمه ” از” آغاز می گردد) و موضوع نامه است.
- متن نامه: باید به راحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از خواندن نامه به مراد نویسنده پی ببرد.
- امضاء نامه: شامل مشخصات امضاءکننده است و در سمت چپ پایین صفحه جای دارد.
- رونوشت: شامل نام گیرندگان دیگر نامه است.
مقاله‌ی بسیار کاربردی و مفیدی بود. متأسفانه در بسیاری از مجموعه‌ها و سازمان‌ها فقط به جنبه‌ی متنی نامه‌ها توجه می‌شود و نقش زیبایی بصری و صفحه‌آرایی در مکاتبات اداری نادیده گرفته می‌شود؛ در حالی که وقتی صحبت از این می‌شود که چگونه نامه‌نگاری کنیم؟، علاوه بر رعایت لحن و اصول نگارش نامه اداری، ساختار بصری، چیدمان فونت‌ها و رعایت حاشیه‌های سربرگ هم تأثیر مستقیمی در پرستیژ کاری سازمان و پذیرش پیام از سوی گیرنده دارد.
تجربه نشان داده اسنادی که از فرمت و صفحه‌آرایی استاندارد برخوردار هستند، خیلی سریع‌تر پردازش می‌شوند و حس حرفه‌ای بودن را به مخاطب منتقل می‌کنند. ترکیب تحلیل محتوایی درست با استانداردهای گرافیکی و نشر، کلید اصلی موفقیت در ارتباطات اداری است. ممنون از نشرآنلاین برای پرداختن به این موضوع مهم و کاربردی.
چقدر با حرفت موافقم! واقعاً نامه‌ای که ظاهر و فونت مرتبی داره، هم سریع‌تر کارش راه میفته هم همون اول حس حرفه‌ای بودن میده.
سلام و درود بر شما، از اینکه دیدگاه تحلیلی و ارزشمند خودتان را با ما به اشتراک گذاشتید بسیار سپاسگزاریم. کاملاً با فرموده شما موافقیم؛ هماهنگی میان محتوای متنی و صفحه‌آرایی استاندارد، نقش بسزایی در اثربخشی مکاتبات اداری دارد.
پیشنهاد می‌کنیم از سایر مقالات آموزشی سایت در زمینه اصول صفحه‌آرایی گزارش‌های سازمانی و تنظیم اسناد در ورد و ایندیزاین نیز دیدن کنید و خوشحال می‌شویم تجربیات و نظرات خود را در آن بخش‌ها هم با ما در میان بگذارید.