یکی از مهم ترین راه های ارتباطی بین سازمان های مختلف و هم چنین درون سازمان ها از طریق نامه اداری صورت می گیرد. اما مسئله مهم این است که چگونه نامه نگاری کنیم؟ نامه نگاری یکی از بخش های جدایی ناپذیر هر سازمانی است. نامه های اداری نقش اساسی در بیان مفاهیم بهره وری در هر سازمانی را به عهده دارند. لذا درکنار توجه به صفحه آرایی و زیبایی ظاهری معنا و مفهوم متن نامه نیز دارای اهمیت است. در واقع با تحلیل محتوایی نامه های یک اداره می توان نقش آموزش، سازماندهی، هدف گذاری و …. را بازیابی کرد. در ادامه مطالبی دررابطه با اینکه چگونه نامه نگاری کنیم؟ مورد پردازش قرار میگیرد.
برای نامه نگاری پیش از آنکه به نوشتن اقدام شود باید به چند نکته توجه داشت :
– ابتدا یکبار آنچه را که می خواهیم، در ذهن مرور کنیم .
– دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهیم و ایجاز در سخن را فراموش نکنیم (کم گوی و گزیده گوی)
در نامه اداری توجه به برخی مطالب حائز اهمیت است که عبارتند از:
- منبع پیام: فرد یا سازمانی که نامه را ارسال کرده است.
- گیرنده پیام: فرد یا سازمانی که نامه را دریافت کرده است.
- متن پیام: حاوی موضوع اصلی نامه است.
- نحوه ارسال پیام: می تواند بصورت کتبی، شفاهی و یا ترکیبی باشد.
- بازخورد: پاسخی که فرد یا سازمان دریافت می کند.
چند نکته برای نوشتن نامه های رسمی
- از زبان و سبک نوشتار رسمی استفاده کنید.
- تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید.
- مختصر و صریح بنویسید.
- نامه را مودبانه تمام کنید.
- ظاهر نامه در واکنش گیرنده موثر است.
هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود:
- به نام خدا .
- اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه
- متن درخواست یا نامه.
- تشکر و قدردانی
- مشخصات امضاء كننده.
نامه اداری شامل سه بخش مقدمه، بدنه اصلی و نتیجه گیری است.
برای نوشتن نامه اداری باید نکات زیر را رعایت کرد:
- سرلوحه: شامل آرم یا لوگوی سازمان در سمت راست بالای نامه، شماره، تاریخ و پیوست به ترتیب در سمت چپ بالای نامه و ذکر بسمه تعالی یا به نام خدا در قسمت وسط و بالای نامه است.
- عنوان نامه: شامل عنوان گیرنده (معمولا با کلمه ” به” آغاز می گردد) عنوان فرستنده (معمولا با کلمه ” از” آغاز می گردد) و موضوع نامه است.
- متن نامه: باید به راحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از خواندن نامه به مراد نویسنده پی ببرد.
- امضاء نامه: شامل مشخصات امضاءکننده است و در سمت چپ پایین صفحه جای دارد.
- رونوشت: شامل نام گیرندگان دیگر نامه است.
