آشنایی با نمایه و کاربرد آن

در تعریف ساده آشنایی با نمایه و کاربرد آن می‌توان گفت نمایه، راهنمای نظام یافته‎‌ای از مجموعه اطلاعات، مدارک و محتوایی است که براساس اصول خاص مانند حروف الفبا مرتب شده و دسترسی را برای مخاطب سریعتر و آسانتر می‌نماید. این اطلاعات می‌تواند با هر موضوعی باشد. بطور مثال دفترچه تلفن ساده‌ترین نوع نمایه است که اغلب افراد در زندگی روزمره خود از آن استفاده می‌‌کنند.

نمایه معادل واژه Index در زبان انگلیسی و به معنی نشان دادن و راهنمایی کردن است. در زبان فارسی و در اغلب رشته های تخصصی، واژه “شاخص” معادل Index به کار می رود، ولی در رشته کتابداری و اطلاع رسانی واژه “نمایه” برای آن انتخاب شده است. نمایه از مصدر نمودن به معنای نشان دادن و راهنمایی کردن مشتق شده است. نمایه فهرستی از نامها، موضوع ها و دیگر مطالب موجود در یک سند یا مجموعه اسناد و مدارک است که به شیوه ای (معمولاً الفبایی) مرتب شده و از طریق جا‌ی‌نماها کاربر را به محلی که این نام یا موضوع در آنجا آمده راهنمایی می کند؛ آماده جذب شما با حداقل مدرک و اطلاعات لازم است.

اساساً هدف کتابخانه‌ها، حفظ و انتقال اطلاعات و دانش از نسلی به نسل دیگر بوده است. امروزه با افزایش انتشارات و لزوم سرعت در دسترسی به اطلاعات نمایه ها جایگزین برگه‌دان ها شدند. اساس پیشرفت امور آموزشی، فرهنگی و اقتصادی بدون نمایه سازی صحیح اطلاعات غیرممکن است و هر نظام اطلاع رسانی بدون وجود نمایه‌ای مناسب موفق نخواهد بود. این ساز و کار رویکردی مشترک دارد. نمایه‌‍‌ها با هدف به حداقل رساندن زمان و تلاش  برای یافتن اطلاعات و حداکثرسازی میزان موفقیت در جستجو ایجاد می‌شوند و با سهولت در یافتن سند توسط کاربر موجب افزایش ارزش سند خواهد شد. جمع‌آوری، ذخیره اطلاعات، استفاده به محض درخواست از مزیتهای استفاده از نمایه است.

هدف از تحلیل موضوعی مدرک اصولاً گزینش و تخصیص اصطلاحات موضوعی، متناسب با مدارک است که محتوای موضوعی مدرک را بیان نماید.

در فضای نمایه از دو گزاره استفاده می شود. “شمول” به معنای آنچه در نمایه وجود دارد و “عدم شمول” که بیانگر آنچه در نمایه وجود ندارد است. نمایه ساز باتوجه به خط مشی نمایه سازی و نیاز استفاده کننده به تحلیل سند و تخصیص واژه های موضوعی می‌پردازد که فکر میکند استفاده کننده براساس آن واژه ها جستجو خواهد کرد. نظم و انضباط و علاقه به جزئیات و ذهن کنجکاو و خلاق ازجمله ویژگی های یک نمایه ساز است. نمایه ساز به نوعی خود را بجای مخاطب می‌گذارد. نمایه فهرستی از مدخلها و ارجاعات هستند که بصورت با نظم خاص خود مرتب شده و بیانگر محتوای مدرک یا محل حضور اطلاعات است.

نمایه ها از جنبه‌های مختلف تقسیم می‌شوند ازجمله آنها می‌توان به این موارد اشاره نمود:

• از نظر نوع اطلاعات، نام اشخاص، نامهای تنالگانی، نام‌های جغرافیایی، نمایه موضوعی، نمایه عناوین آثار و مانند آن تقسیم بندی شوند؛
• شیوه تهیه، نمایه ها بصورت دستی، ماشینی و یا ترکیبی از اینها تهیه می‌شوند.
• نمایه ها از نظر ساختار میتوانند ساده و یا دارای بیانگر باشند.
• از نظر زبان آزاد، طبیعی و یا کنترل شده باشند.

مراحل نمایه سازی

1. تشخیص موضوع و محتوای مدرک؛
2. نیاز سنجی و کسب اطلاعاتی کاربران؛
3. توجه به علایق فردی، سازمانی و تغییر اولویتها

انواع زبان‌های نمایه سازی

زبان طبیعی: نوعی نمایه سازی است که از زبان مدارک استفاده می شود. در این روش هر اصطلاح یا واژه ای که در مدرک آمده است می تواند برای نمایه درنظر گرفته شود. که به این صورت واژگان کنترل شده نبوده و تنوع در این نوع زبان زیاد است. نمایه های کوئیک، کووک و جایگشتی از انواع نمایه‌ها به زبان طبیعی هستند. نیاز به ارجاع یکی از مشکلات این زبان است چرا که باعث می‌شود از حالت طبیعی خود خارج شود لیکن زبان طبیعی زبان متخصصان هر رشته است و این ازجمله مزایای این زبان است چراکه ارتباط با سایر متخصصان را آسان‌تر می‌نماید، حفظ ساختار طبیعی زبان، روزآمدی، افزایش جامعیت و در عین حال مانع بودن از ورود اطلاعات پراکنده نیز ازجمله مزایای این زبان محسوب می‌شود.

زبان آزاد: انتخاب واژه‌ها به گونه‌ای است که موضوع مدرک را به خوبی توصیف نماید. انتخاب واژه‌ها می‌تواند برعهده نویسنده و یا نمایه ساز باشد. این مسئله که واژه‌های توصیفگر در متن وجود دارند یا خیر اهمیتی ندارد لیکن اصل وحدت در زبان آزاد رعایت می‌شود به این معنی که انتخاب کلمات توصیفگر به گونه‌ای باشد که از پراکندگی مفهوم جلوگیری شود.

کنترل شده: فهرستی مرجع و معتبر دارای نوعی ساختار معناشناسی که برای استفاده در نمایه سازی به کار گرفته می‌شود.

نمایه ها براساس روش تنظیم به چند دسته تقسیم می‌شوند که به اختصار به توضیح هرکدام پرداخته می شود:

الفبایی: بیشتر نمایه‌های کنونی به ترتیب الفبایی است و شامل نمایه الفبایی اسامی اشخاص، سازمانها و نیز موضوعات می‌باشد.

زمانی: باتوجه به ترتیب زمانی از گذشته تا حال به کار می‌رود.

رده‌ای یا موضوعی: که براساس رده‌ها یا سرعت موضوعی نظام‌مند مرتب می‌گردد بیشتر در نمایه‌های علمی بکار می‌رود که البته می‌تواند یک نمایه الفبایی رده‌ای باشد.

روش‌های نمایه‌سازی کتاب

• مشخص نمودن تعداد متوسط کلید واژه‌ها
• تعیین نوع نمایه
• تعیین زبان نمایه سازی مشخص
• انتخاب روشهای بازیابی
• تعیین وضعیت بیانگر
• توصیفگر نمودن بیانگرها
• ارجاعات و جای نماها
• انواع نمایه های موجود در متن
• استانداردسازی (ابزارها)
• نمایه‌های خودکار
• به روز نمودن

معیار ارزیابی نمایه چاپی از نظر «لنکستر»

1. دامنه‌ی نمایه؛
2. توانایی بازیابی گزینه‌های موردنیاز (اصل جامعیت)؛
3. توانایی پیشگیری از بازیابی گزینه‌های ناخواسته (اصل مانعیت)؛
4. مدت زمان پاسخگویی نظام؛
5. میزان تلاش کاربران.

نمایه سازی بسته به سلیقه نمایه‌ساز، موقعیت منطقه‌ای و زمانهای متفاوت ممکن است با استفاده از واژگان متفاوتی صورت گیرد. بنابراین باید در شبکه واحدی مورد جستجو قرار گیرند. یکی از این شبکه‌ها نمایه مقالات کتابداری است. برای ایجاد چنین هماهنگی باید به اصل جامعیت و نیز مانعیت در دستیابی توجه شود.

در مجموع نتیجه گرفته می‌شود که می‎توان با اختصاص اصطلاحات نمایه‌ای به مدرکی خاص آن را محدود نموده و با قطعیت مورد ارزیابی قرار داد. اما بطور کلی ویژگی‌هایی همچون صراحت مقدمه نمایه، تطابق مکان نماها با متن مدرک، نمایش مفاهیم مهم متن، هماهنگی و انسجام مدخل‌ها، صحت نظم الفبایی مدخل‌ها، میزان ارجاعات، جامعیت نمایه، صفحه آرایی و… در میزان کیفیت نمایه مؤثر هستند.