نامه اداری چیست؟
نامه های اداری، مکاتباتی هستند که برای هدفی خاص بین سازمان ها مبادله می شوند. اندازه و ابعاد این نامه ها استاندارد و از پیش تعیین شده است. معمولا برای نامه هایی که از پنج سطر بیشتر است؛ از کاغذهای A4 و برای نگارش نامه های اداری کمتر از پنج سطر از کاغذهای A5 استفاده می شود.
اجزای مختلف نامه های اداری
سرلوحه:
این بخش شامل عنوان نامه، آرم سازمان، تاریخ، شماره و توضیح پیوست است. آرم سازمان در سمت راست و شماره، تاریخ و توضیح پیوست هم در سمت چپ و بالای نامه قرار می گیرد.
عنوان نامه:
در این قسمت از مقاله، مخاطب نامه مشخص می شود. هرچند این بخش جزو اهداف ارسال نامه نیست، اما برای نمایش احترام و رعایت ادب باید در نامه‌های اداری درج شود. می‌توانید در این قسمت با عناوینی چون “جناب آقای/سرکار خانم” شخص مورد نظر خود را خطاب قرار دهید و در ادامه نیز مرتبه‌ی سازمانی وی را خاطر نشان کنید.
متن نامه:
متن نامه از سه قسمت مقدمه، پیام اصلی و نتیجه تشکیل می شود. مقدمه یا سرآغاز نامه‌ی شما باید ذهن مخاطب را آماده پذیرش پیام اصلی بکند. شما نمی‌توانید به یکباره وارد بخش اصلی درخواست خود شوید، زیرا با این کار ذهن خواننده را آشفته خواهید ساخت و در نتیجه هدف اصلی شما به درستی به مخاطب منتقل نمی‌شود.
بعد از مقدمه، درخواست اصلی و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب ارائه می‌دهید، سعی کنید تا حد امکان این بخش را ساده و کوتاه نوشته و از اضافه‌گویی‌های بیهوده پرهیز کنید.
بعد از متن اصلی و در قسمت نتیجه، می‌توانید در این بخش ناگفته‌ها، تاکید درخواست و یا دلیل انجام هدفتان را درج کنید، مجددا به یاد داشته باشید که نباید اجازه دهید طول این قسمت نیز بیشتر از حد معمول شود، نتیجه‌گیری نهایی می‌تواند به صلاح‌دید شما در نامه درج نشود.
امضا:
در پایان متن اصلی و با یک سطر فاصله از متن نامه، امضا در سمت چپ نامه قرار می گیرد.
رو نوشت نامه:
رونوشت نشان دهنده افراد و سازمان هایی است که نامه را دریافت خواهند کرد.
نکات کاربردی در مکاتبات اداری
نکات کاربردی در نگارش نامه اداری و مکاتبات اداری که لازم است رعایت شود به شرح زیر هستند:
- در حاشیه صفحه کاغذ A4 نباید چیزی نوشت. از چهارطرف کاغذ (از بالا، پایین، چپ و راست) فاصله 3 سانتی متر را در نظر بگیریم.
- متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حداقل با خط خوش و خوانا نوشته شود.
- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز خودداری کرد.
- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی نباید استفاده شود.
- از نشانه های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
- حتماً سعی کنیم نام و نام خانوادگی دقیق مخاطب درخواست یا نامه اداری را بنویسیم و اگر مخاطب نامه را به درستی نمی شناسیم نامه را باید با عنوان سمت سازمانی مخاطب نامه می‌نویسیم.
- به هیچ عنوان متن نامه را با زبان عامیانه ننویسید.
- متن نامه را کاملا بررسی کنید تا بدون غلط املایی باشد.
- حتی‌الامکان محتوای نامه را صریح و کوتاه نوشته و از اضافه‌گویی بپرهیزید.
- نامه را با فونت رسمی یا فونت رایج سازمان تایپ کنید.
- شماره، تاریخ و اینکه نامه دارای پیوست هست یا خیر را در ابتدای نامه درج کنید.
- اگر به فرد یا سازمان بالادست خود نامه می‌نویسید از کلماتی مانند “به استحضار می‌رساند” استفاده کنید.
- اگر در حال مکاتبه با فرد یا سازمان هم‌رده‌ی خود هستید عباراتی همچون “به آگاهی می‌رساند ” را به‌کار ببرید.
- و در نهایت اگر فرد یا سازمان زیردست خود را مورد خطاب قرار می‌دهید از واژه‌هایی مثل “ به اطلاع می‌رساند ” استفاده کنید.
