یکی از مهم‌ترین شیوه‌های بازنمایی محتوا، نمایه و نمایه سازی است که با تخصیص توصیفگرها به مدارک، محتوای موضوعی آنها را نشان می‌دهد. از آنجا که نمایه و نمایه‌سازی در بازیابی اطلاعات از اهمیت چشمگیری برخوردار است، توجه به کیفیت و ارزیابی آن و ارائه معیارها و استانداردها، همواره مورد توجه محققان این حوزه بوده است.
نمایه فهرستی از موضوع‌ها و واژه‌های مهم، اساسی، نام‌ها و دیگر مطالب یک یا چند کتاب، مقاله‌های مجله‌ها یا سایر منابع اطلاعاتی با ارجاع جای‌نما به منابع یا صفحه‌های آنهاست که این مطالب در آنها واقع شده‌است. در واقع نمایه خط ارتباطی بین منابع اطلاعاتی و استفاده‌کننده یا کاربر است.
اغلب کاربران کتابخانه‌ها، نیازمند ابزارهای جستجویی هستند که در یافتن مدارک موضوعی خاص، آثار نویسنده‌ای معین، یا عنوانی مشخص، مفید باشند. ایجاد نمایه‌ها تلاشی در پاسخ به نیاز آنهاست که طی فرایند نمایه سازی تولید می‌شوند.
نمایه سازی، استفاده از واژگان کنترل شده برای بیان ایده‌های مهم مدرک است که ابتدا ایده‌های اصلی استخراج و سپس اصطلاحات نمایه‌ای از یک زبان مستند انتخاب و به آنها منتسب می‌شوند.
در طی این فرآیند ابزاری برای رده‌بندی، سازماندهی، تعیین محلی، بازیابی، و نگهداری مدارک در طول چرخه حیات اطلاعات فراهم می‌شود. نمایه سازی مدارک را برای استفاده آتی آماده می‌کند و از طریق آن تصمیم گیری در مورد موضوع‌های مدرک و اختصاص برچسب به هر یک از آنها امکان پذیر می‌گردد.
بدین ترتیب، نمایه سازی فرآیند ایجاد یا تدوین نمایه براساس قواعد خاص است که به قصد توصیف یا شناساندن مدرک با استفاده از اصطلاحات بیانگر محتوای موضوعی آن صورت می‌گیرد.
اهداف فرآیند نمایه سازی
- به حداکثر رساندن موفقیت جستجو با انتخاب بهترین واژه‌ها
- به حداقل رساندن زمان و تلاش‌ها در جستجوی اطلاعات.
- هم جهت شدن با اهداف جستجوی کاربران در یافتن مدارک، براساس شناخت محتوای آنها
- راهنمایی کاربر به محتوا و مکان فیزیکی مدارک برای بازیابی
- دسترسی پذیری اطلاعات و سازماندهی فایل‌های قابل جستجو
به طور کلی اهداف نمایه سازی را می توان به‌صورت زیر طبقه بندی کرد:
- انتساب نمادهای موضوعی به مدرک
- تعیین محتوا و مکان مدارک مورد نیاز
- افزایش دسترسی پذیری اطلاعات
کمک‌های نمایه سازی
نمایه ساز باید به روشهایی بتواند نتایج عملیات نمایه سازی را ثبت کند. چهار روش برای ثبت نتایج عملیات نمایه سازی وجود دارد که عبارتند از:
- ثبت بر روی خود مدرک
- تکمیل نوعی فرم که بر روی کاغذ چاپ شده است
- ثبت بر روی نوار صوتی
- تکمیل نرمی که به صورت درون خطی نمایش داده می شود.
انواع تقسیم بندی نمایه‌ها
براساس نقاط دسترسی
- نمایه پدیدآور (مولف): این نوع از نمایه دسترسی به پدیدآور اثر را فراهم می‌کند و بیشتر در نمایه نامه‌ها دیده می‌شود.
- نمایه عنوان: این نوع نمایه بر اساس عنوان آثار تهیه می‌شود. نمایه عنوان که شاید بیشتر از سایر روش‌های نمایه سازی در پیوند با منابع چاپی، مورد توجه واقع شده بود. به روش‌های مختلفی مانند کوییک، کووک و یا گردان ساخته می‌شود. نمایه عنوان نیز بیشتر نمایه نامه ظاهر می‌شود.
- نمایه موضوع: هدف از تولید این نوع نمایه ایجاد نقطه دسترسی موضوعی به مدارک است. با استفاده از این نوع نمایه کاربر می‌تواند به جستجوی موضوعی بپردازد. این نوع نمایه علاوه بر نمایه نامه در پایان کتاب‌ها نیز اغلب به چشم می‌خورد.
- در میان نمایه های چاپی بیشتر این سه نوع نمایه دیده می‌شود. گاهی نمایه ناشر نیز تولید می‌شود که بیشتر جنبه تجاری دارد.
تقسیم بندی نمایه ها از نظر شیوه
- نمایه دستی: توسط نمایه سازان انسانی تهیه می‌شود.
- نمایه ماشینی (خودکار): توسط نرم افزارهای نمایه سازی تدوین می‌گردد.
- ترکیبی: توسط نرم افزارهای نمایه سازی تهیه شده و توسط نمایه سازان انسانی تصحیح و تایید می‌شود.
تقسیم بندی نمایه‌ها بر اساس ساختار
- ساده: در این نوع، نمایه فقط از توصیفگرها تشکیل شده است.
- دارای بیانگر: این نوع نمایه ترکیبی از توصیفگرها و بیانگرها است.
تقسیم بندی نمایه‌ها بر اساس زبان
- زبان آزاد
- زبان طبیعی
- زبان کنترل شده
تقسیم بندی نمایه‌ها از بعد هم آرایی
- پیش همارا
- پس همارا
تقسیم بندی نمایه‌ها بر اساس نحوه تنظیم
- الفبایی
- تاریخی
- رده ای
تقسیم بندی بر اساس نوع انتشار
- نمایه کتاب: این نوع نمایه که می‌تواند خود به یک یا چند شکل از موارد فوق باشد، در پایان کتاب‌ها قرار می‌گیرد تا دسترسی به محتوای کتاب را تسهیل کند. این ابزار بازیابی در کنار فهرست مندرجات تفضیلی می‌تواند یافتن اطلاعات را برای استفاده کننده آسان کند.
- نمایه نامه: این نوع نمایه‌ها به شکل نشریه‌ای ادواری منتشر می‌شوند که محتوای آنها را نمایه‌های عنوان، موضوع و جز آن در حوزه‌های موضوعی خاص تشکیل می‌دهد. اگرچه امروزه نمایه سازی درون خطی، و با استفاده از نوعی ساختار نمایشی، امری معمول است اما روزگاری سایر روش‌ها معمول بود و هنوز هم در بعضی از جاها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در بعضی از سازمانها، نمایه ساز فقط بر روی مدرک در دست نمایه سازی علامت گذاری می‌کند و یک ماشین نویس علائم نمایه ساز را ماشین می‌کند. این روش فقط زمانی مناسب خواهد بود که در آن از شیوه‌ای نسبتاً ساده برای نمایه سازی استفاده شود.
