غالب تصمیم‌های مدیران و مسئولان سازمان‌ها و مؤسسات برمبنای گزارش‌هایی است که از قسمت‌های مختلف دریافت می‌دارند. اصول تهیه گزارش نویسی و نحوه‌ی تهیه و ارائه‌ی گزارش‌ها، در قضاوت‌ها، عملیات، سرمایه گذاری‌ها، هزینه‌ها، استخدام‌ها، خط مشی‌ها، روش‌ها، تشویق‌ها، توبیخ‌ها و به طور کلی در سرنوشت حال و آینده‌ی آن سازمان‌ها و مؤسسات تأثیرگذار می‌باشد، از این رو در تهیه و تنظیم هر نوع گزارش از مرحله‌ی تصور و اندیشه، تا تدوین و بیان و انتقال مفاهیم به خواننده باید نهایت دقت و توجه را مبذول داشت.
تعریف گزارش:
گزارش عبارت است از تهیه و ارائه اطلاعات سازمان یافته درباره‌ی اقدامات و رویدادهای انجام شده و یا درحال انجام، که بر مبنای آن، گیرنده‌ی گزارش می‌تواند تصمیمات دقیق‌تری اتخاذ کند. اصول تهیه گزارش نویسی در ساده‌ترین شكل خود، نوشتاری هستند، هر چند گزارش‌های گفتاری یا صورت‌های مختلفی همچون فیلم، عكس، اسلاید، لوح فشرده و … نیز تهیه می‌شوند.
انواع گزارش با معیارهای مختلف:
1) انواع گزارش بر حسب شیوه‌ی ارائه گزارش :
- الف-گزارش شفاهی
- ب- گزارش کتبی
2) انواع گزارش بر حسب تعداد تهیه‌کنندگان:
- فردی
- جمعی یا گروهی
3) انواع گزارش بر حسب حجم:
- گزارش کوتاه – تا 10 صفحه
- گزارش بلند- بیش از 10 صفحه
4) انواع گزارش بر حسب دوره‌ی انتشار:
- گزارش ادواری – در دوره زمانی مشخص ( روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی، شش ماهه، سالانه )
- گزارش موردی یا مقطعی – در زمان‌های خاص
5) انواع گزارش بر حسب مخاطبان:
- الگزارش به هم‌ردیفان
- گزارش به کارکنان
- گزارش به رسانه‌ها
- گزارش به نهادهای نظارتی( دیوان محاسبات، حسابرسان مستقل، سازمان حسابرسی، دیوان عالی کشور، سازمان بازرسی و …)
- گزارش به عامه‌ی مردم( نماز جمعه، جشن عمومی و سخنرانی‌های عمومی و …)
6) انواع گزارش بر حسب میزان دسترسی:
- عادی
- محرمانه
- خیلی محرمانه
- سری
- کاملا سری
7) انواع گزارش بر حسب موضوع و هدف :
- گزارش اطلاعی – صرفا ارائه اطلاعات
- گزارش تحقیقی- بررسی علت‌ها و روابط بین عوامل
- گزارش تحلیلی- جزء جزء کردن موضوع
8) انواع گزارش بر حسب محورهای تخصصی ( یک محور معین)
- گزارش مالی
- گزارش امور رفاهی
- گزارش ورزشی
- گزارش سیاسی
- و… .
اصلی‌ترین بخش‌های یك گزارش شامل موارد زیر است:
- موضوع یا مسأله گزارشی
- نویسنده یا نویسندگان / تهیه‌كنندگان
- هدف یا هدف‌ها
- ساختار
- مخاطب یا مخاطبین
یك گزارش خوب باید عكس‌العمل مخاطب را برانگیزد، متقاعد كننده باشد و تمركز در عمل به‌وجود آورد. گزارش می‌تواند به صورت‌های مختلفی از جمله گزارش عملكرد، گزارش آماری، گزارش پیشرفت برنامه، گزارش اداری – مالی، گزارش ارزشیابی و گزارش خبری تهیه و ارائه شود. نوشتن گزارش كاری نیازمند صبر و حوصله است نه كاری مشكل. چنانچه بتوان از روش علمی و منظم استفاده كرد، دستیابی به گزارش مطلوب دور از ذهن نخواهد بود.
درگزارش عملکرد مؤسسات و مراکز فرهنگی هنری می بایست هر شش ماه یک بار در قالب نامه و به صورت مستند به ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی ارسال گردد.
مشخصات گزارش عملکرد:
- قابل استناد به مؤسسه باشد( دارای لوگو- آرم- نام و …)
- گزارش عملکردها می بایست در برگیرنده نمونه آثار، تولیدات و فعالیتهای منطبق با اساسنامه مؤسسه باشد و به صورت مستند و قابل ارزشیابی محتوایی در قالب کتاب، مجله، لوح فشرده، نرم افزار، قراردادهای منعقد شده، فیلم، عکس و…ارائه گردد. همچنین مؤسساتی که به فعالیت آموزشی می پردازند ملزم به ارائه لیست های فراگیران ( به تفکیک کلاس و استاد مربوطه ) فیلم و عکس از کلاسها (حین حضور فراگیران ) و مراسم ها، نمونه مدارک اعطا شده نیز می باشد.
- تاریخ دقیق عملکرد مشخص باشد.
- مستندات متعلق به شش ماهه اخیر باشد.
- مجوزهای اختصاصی(خاص) اخذ شده برای هر یک از فعالیتهای مندرج در ماده ٨ اساسنامه نیز ضمیمه شود.
