آشنایی با نرم افزار پاورپوینت به عنوان نرم افزاری ساده و کارآمد برای ساخت برنامه های چندرسانه ای کوچک (مانند کاتالوگ های الکترونیکی و برنامه های اطلاع رسانی ساده) است. معمولاً بیشترین مورد استفاده از پاور پوینت در مورد ساخت سیستم تصویری قابل نمایش در سمینارها و جلسات مهم می باشد.
پاورپوینت، نرم افزاری است که با آن می توانید تحقیقات خود را به صورت پویا به نمایش بگذارید. به عبارت دیگر می توان گفت نمایش تحقیقات روی کاغذ به هیچ طریقی امکان پذیر نیست و شما می توانید حداکثر به دو یا سه نفر نشان دهید. اما وقتی می خواهید پروژه یا تحقیقتان را برای چندین نفر نمایش دهید، سر کلاس، یا در یک کنفرانس، این کار فقط از طریق پاورپوینت امکان دارد.
نرم افزار پاورپوینت چه کاربردهایی دارد؟
نرم افزار پاورپوینت جزء نرم افزارهای آفیس است. نرم افزارهای آفیس در زمینه صفحه آرایی و تنظیم متن پر کاربرد هستند مثل نرم افزارهای ورد و اکسل. نرم افزار پاورپوینت نیز یکی از نرم افزار های آفیس است. با استفاده از نرم افزار پاورپوینت می توانیم اسلایدها را طراحی کنیم و همچنین می توانیم با استفاده از پروژکتور آن ها را نشان دهیم.
آشنایی با نرم افزار پاورپوینت می تواند برای نمایش تصاویر و یا متن از اسلایدها استفاده نمود. در هر اسلاید می توان نمودار، جدول، متن، تصاویر و… را قرار داد. می توان متن ها و نوشته هایی را که در هر اسلاید قرار می گیرند را ویرایش نمود. مثلا فونت و اندازه ی کلمات و یا رنگ آن ها را تغییر داد.
همچنین جدول و نمودارها نیز می توانند در شکل های مختلفی در اسلایدها قرار بگیرند. می توان برای متن و یا تصاویری که در اسلایدها وجود دارند انیمیشن های مختلف قرار داد همچنین می توان برای اسلایدها صدا گذاری کرد.
اسلایدها در پاورپوینت می توانند به تعداد مورد نیاز وجود داشته باشند. همچنین می توانیم اسلایدها را حذف کنیم و یا اسلایدهای جدیدی را به وجود بیاوریم. تصاویر و متن نیز می توانند در یک اسلاید قرار بگیرند همچنین برای هر متن و یا تصویری می توان انیمیشن نیز قرار داد.
علاوه بر این می توان برای نمایش هر اسلاید زمان مشخصی قرار داد مثلا متناسب با محتوی و یا متن و نمودار و جدولی که در اسلایدها وجود دارد می توان برای هر کدام مدت زمان مشخصی را در نظر گرفت تا هر اسلاید متناسب با میزان محتوی خود و در مدت زمان مشخصی نشان داده شود.
می توانیم برای اسلاید ها نیز انیمیشن های مختلف قرار دهیم. انیمیشن ها در پاورپوینت انواع مختلفی دارند و هر کدام می توانند برای تصاویر و یا متن مورد استفاده قرار بگیرند. می توان اندازه ی تصاویر را نیز در پاورپوینت تغییر داد همچنین متن و نوشته ها نیز می توانند ویرایش شوند و یا رنگ و فونت آن ها را نیز می توان تغییر داد.
اسلایدها در پاورپوینت می توانند به ترتیب نمایش داده شوند. در پاورپوینت هر کدام از اسلایدها می توانند تصویر زمینه هم داشته باشند بنابراین هر اسلایدی می توان دارای متن، تصویر، نمودار و یا جدول باشد. می توانیم از پروژکتور نیز برای نمایش اسلایدها استفاده کنیم. همچنین می توان نمودارهای مختلفی را مثل نمودار های دایره ای، میله ای، خطی و… را در پاورپوینت رسم نمود.
چگونه یک پاورپوینت خوب بسازیم؟
مرحله اول: مخاطب را بشناسید. ببینید برای چه گروهی می‌خواهید سخنرانی کنید. همان طور که متن سخنرانی و محتوا متناسب با مخاطب تنظیم می‌شود، ساختار پاورپوینت نیز باید متناسب با مخاطب طراحی شود.
مرحله دوم: به محتوای مطلب توجه کنید. بسته به اینکه محتوای سخنرانی یا ارائه شما علمی، فنی، هنری، مدیریتی و… باشد ساختار پاورپوینت تغییر می‌کند. در سخنرانی‌های علمی و فنی مخاطبان ترجیح می‌دهند زودتر به اصل موضوع پرداخته شود و طرفدار حاشیه پردازی نیستند، پس پاورپوینت شما باید شامل نکات مهم ارائه باشد.
مرحله سوم: به شدت از افکت‌های زیاد انیمیشنی بپرهیزید. البته این موضوع باز هم به مخاطب برمی‌گردد. اگر مخاطب کودک باشد از صفحات و نوشتار‌های چرخشی لذت می‌برد ولی اگر این اتفاق در ارائه‌های علمی و فنی بیفتد نشان‌دهنده غیر حرفه‌ای بودن شماست. شاید در اولین برخورد با پاورپوینت از انیمیشن‌های آن لذت ببرید ولی استفاده بیش از اندازه آنها باعث سردرگمی مخاطب می‌شود. بهتر است تنها تیتر و یا مطالب مهم با افکت خاصی نشان داده شود.
مرحله چهارم: توجه کنید، پاورپوینت فقط جای مطالب مهم است نه کل مقاله! خیلی از ارائه دهندگان به این نکته توجه نمی‌کنند و کل مقاله را در صفحات پاورپوینت جا می‌دهند و این کار فلسفه استفاده از پاورپوینت را از بین می‌برد. شما از پاورپوینت استفاده می‌کنید تا مطالب مهم را در ذهن مخاطب حک کنید، نه اینکه او را مجبور کنید زمان ارائه را صرف خواندن صفحات پاورپوینت کند. همچنین با این کار مخاطب جذب خواندن صفحات پاورپوینت می‌شود و دیگر به سخنرانی شما گوش نمی‌دهد.
مرحله پنجم: در هنگام ساختن پاورپوینت به زمان ارائه دقت کنید. وقتی تنها ۱۵ دقیقه برای ارائه به شما زمان می‌دهند ساختن ۳۰ اسلاید پاورپوینت درست نیست. وقتتان را تنظیم کنید تا اسلایدهای بهتری تهیه کنید. اسلایدهای بیشتر لزوما به معنای تاثیر گذاری بیشتر نیست.
مرحله ششم: بیشتر سعی کنید از نمودار، شکل، تصویر، گراف و… استفاده کنید. برای مثال اگر در مورد صرفه جویی در مصرف سوخت سخنرانی می‌کنید، سعی کنید مثالی بزنید و عدد صرفه جویی را برای مخاطب قابل لمس کنید و آن مثال را در اسلاید خود جای دهید.
مرحله هفتم: بهتر است اولین اسلاید بعد از اسلاید “عنوان”، اسلایدی باشد که در آن سوالی در ذهن مخاطب نقش ببندد. این سوال باید به گونه‌ای باشد که مخاطب لزوم سخنرانی و یا مقاله‌ی شما را بفهمد. با این کار مخاطبان را بیشتر به سمت خود جذب می‌کنید چون آنها می‌دانند برای چه باید این سخنرانی را گوش بدهند.
در آخر میتوان گفت بی شک پاورپوینت یکی از بهترین نرم افزارهای آفیس است.
